Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм - корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса - устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах - тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта. Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия - месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств. При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

• документирование с помощью учетных документов - во всех случаях;
• документирование с помощью фискальных документов - в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса - в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

1. Приходных операций .

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов - приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов - чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов - первые могут составляться на основании вторых.

1. Расходных операций .

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки - но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

1. Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе .

Главная из таких операций - отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется - поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

• Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Касса в узком смысле - именно как обустроенное место работы кассира, на котором установлена ККТ (в современной модификации - онлайн-касса), предполагает совершение:

1. Операций по приему наличных денежных средств (либо оплаты с помощью банковских карт) от покупателей (клиентов) в счет оплаты товаров или услуг.

Вне зависимости от того, каким образом приняты денежные средства - наличными или по карте, факт их приема прописывается в фискальном регистраторе онлайн-кассы. Затем формируется кассовый чек - в бумажном и электронном (если покупатель попросит) виде с определенным признаком (в общем случае — «приход»).

1. Операций по выдаче наличных средств покупателям (отправке денежных средств на счета банковских карт):

• при возврате товаров (например, некачественных), компенсации за некачественные услуги;
• при приобретении каких-либо товаров у физических лиц (например, овощей у фермеров).

Все они, в свою очередь, также прописываются в фискальном регистраторе, а затем фиксируются в специальных кассовых чеках с соответствующим признаком (при возврате некачественного товара это признак «возврат прихода», при покупке товара у физического лица — «расход»).

После выполнения онлайн-кассой предусмотренных функций на ней могут быть сформированы дополнительные фискальные документы - прежде всего, различные отчеты.

Отметим, что непосредственно перед началом пользования кассой - когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня - отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены. Все фискальные документы в установленном порядке передаются в ФНС (через Оператора фискальных данных).

Не предполагается распечатка каких-либо отчетов в бумажном виде в целях передачи в ФНС. Большинство из них передаются налоговикам электронно.

Главный нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется формирование фискальных документов - Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, на рабочем месте кассира, на котором стоит онлайн-касса, совершаются следующие 2 независимые категории операций:

• как и на любой другой кассе - те, что подлежат отражению в РКО, ПКО, Кассовой книге;
• фискального характера - свойственные исключительно для онлайн-кассы (при этом, к кассовым операциям не относятся те, что осуществлены в рамках эквайринга).

При этом, РКО и ПКО могут заполняться на основе сведений из фискальных документов (как частного примера носителей платежных данных, подлежащих документированию в рамках кассового учета). Поэтому, определенная взаимосвязь между указанными видами операций все же есть. Но, очевидно, если на кассе не используется ККТ, то документирование будет происходить только с применением указанных унифицированных документов.

В обоих случаях - как при документировании, так и при фискализации, на кассе могут оформляться различные дополнительные документы - в подтверждение юридической обоснованности операции.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется документирование кассовых операций в рамках 2-х процедур - (условно данную процедуру можно назвать «учетным документированием») и фискализации. Их сочетание типично для работы торгового предприятия.

Ознакомимся также с дополнительными документами, которые могут применяться при обеих типах операций на кассе магазина.

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

1. Начало смены .

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
• в рамках учетного документирования - внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

1. Работа в течение смены - прием оплаты от покупателей за товары или услуги .

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге - чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
• в рамках учетного документирования - нет;
• прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

• «приход» — когда происходит обычная оплата за товар или услугу;
• «возврат прихода» — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
• «расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
• «возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), который .

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами - для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции - документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо - наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Чек коррекции - это, по сути, разновидность обычного чека, но только без детализации фискализируемой суммы (поскольку, очевидно, состав товаров, которые бы эту сумму составляли, определить крайне сложно).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом - пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть - разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

1. Завершение смены .

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
• в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

На онлайн-кассе рабочая смена должна быть в любом случае закрыта не позднее, чем через 24 часа после формирования отчета об открытии смены.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

• о закрытии смены;
• о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены - которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после - вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Важный нюанс: в отчете о состоянии счетчиков, который дополняет отчет о закрытии смены, операции по приему (выдаче) наличных денежных средств и те, операции, что совершены в рамках эквайринга, разделены. В РКО и ПКО нужно отразить только операции с наличными денежными средствами по отчету.

Эквайринговые операции документируются:

• в рамках фискализации;
• в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
• в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации - если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного - поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется ПКО - нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Резюме

В процессе использования онлайн-кассы могут использоваться документы:

1. Фискальные - чеки, отчеты.

Они формируются строго на онлайн-кассе с помощью кассового ПО. В общем случае подлежат отправке в ФНС через ОФД. При необходимости могут быть распечатаны на чековом принтере.

1. Кассового учета - ПКО, РКО, Кассовая книга.

Они отражают все приходы и расходы на кассе предприятия - не только те, что проведены через онлайн-кассу (при этом, из числа проведенных на ККТ исключаются эквайринговые операции, поскольку они не относятся к кассовым, а проводятся с использованием расчетного счета хозяйствующего субъекта).

По тем операциям, которые связаны с движением наличных средств, при котором осуществляется их фискализация с помощью онлайн-кассы, ордера и Книга заполняются на основании сведений по фискальным документам (в общем случае - по отчету о состоянии счетчиков, который создается вместе с отчетом о закрытии смены).

1. Дополнительные - в обоснование проведения кассовых операций.

Например — объяснительные записки кассира о неприменении ККТ, заявление от покупателя на замену или сдачу товара.

Видео — открытие и закрытие смены, снятие кассовых отчетов на Смарт-Терминале Эвотор:

Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.

После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.

Если смена не закрыта

Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.

Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.

Как поступать в таком случае

Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).

Как закрыть смену

Весь алгоритм необходимых действий весьма несложен, хотя он может и различаться в нюансах, в зависимости от конкретной модели и модификации. В целом действия сводятся к следующему: выбирается раздел «Закрытие кассы», и там действие «Закрыть смену». Далее действие продолжается в автоматическом формате. Если этого не происходит, то отчет о закрытии формируется в ручном режиме. Чтобы это сделать, в разделе «Кассовые отчеты» выбирается х-отчет. Тут же происходит печать и касса закрывается. Это дает возможность для открытия новой смены - можно продолжать работу.

Ответственность за нарушение

Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.

Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.

Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:

• для ИП/должностного лица – 1500 – 3000 рублей;
• для ЮЛ – 5 000 – 10 000 рублей.

Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.

Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Причины

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором - о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер - выданный при первичной регистрации ККТ.

Карточка регистрации онлайн-касса - документ, которым ФНС подтверждает регистрацию ККТ. Фактически, это «свидетельство о регистрации» устройства в государственном реестре. Пользователь онлайн-кассы может, если будет желание, получить электронную версию карточки в Личном кабинете налогоплательщика ФНС или запросить ее в бумажном виде при личном обращении в территориальное представительство ведомства.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

• название модели ККТ;
• заводской номер ККТ (он, как мы уже знаем изменен быть не может в принципе - только если ставится новая касса);
• регистрационный номер кассы (как мы уже отметили выше, он при перерегистрации не меняется);
• название модели фискального накопителя;
• заводской номер накопителя;
• реквизиты хозяйствующего субъекта, на которого зарегистрирована онлайн-касса (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, КПП юрлица, ОГРН или ОГРНИП);
• адрес, по которому используется онлайн-касса;
• место установки ККТ (указывается название магазина или, если процесс торговли не привязан к конкретному адресу - например, если ведется развозная торговля, здесь может быть отражен номер автомашины);
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы в составе вендинг-машины;
• номер вендинг-машины, если она используется;
• отметка о наличии (отсутствии) у налогоплательщика статуса налогового агента или субагента;
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы при продаже лотерейных билетов, приеме ставок;
• отметка об использовании (неиспользовании) ККТ в развозной или разносной торговле;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы при фискализации расчетов онлайн через интернет-магазин;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы в режиме без передачи данных;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы только в целях фискализации выручки при оказании услуг;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы магазином, реализующим подакцизные товары;
• сведения об Операторе фискальных данных (наименование, ИНН).

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы .

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

• 1500 - 3000 рублей - на должностное лицо или ИП;
• 5000 - 10 000 рублей - на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

1. Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
2. Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены - перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику - сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы - это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ - кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить - например, если магазин переезжает целиком в другое место города. В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы.

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы - замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер - который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя - и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

1. Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин - хищение накопителя, повреждение, «глюк».

1. Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя .

Так, накопитель может быть заменен:

• при приближении окончания срока его эксплуатации;
• при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя - собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета - вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса - который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой - перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Чем перерегистрация онлайн-кассы отличается от её повторной регистрации

Повторная регистрация ККТ - процедура, которая состоит из двух этапов:

• снятия ККТ с учета;
• последующей постановки ККТ на учет.

Но в связи с чем возникает потребность в повторной регистрации? Неужели нельзя обойтись простой «одноступенчатой» перерегистрацией?

Оказывается, нет.

Дело в том, что в законодательстве однозначно прописан ряд оснований, при которых онлайн-касса обязательно снимается с учета в ФНС. Эти основания можно классифицировать по двум категориям:

1. Основания для снятия ККТ с регистрации по инициативе пользователя:

• передача онлайн-кассы другому хозяйствующему субъекту;
• потеря или хищение онлайн-кассы;
• поломка онлайн-кассы.

1. Основания для снятия онлайн-кассы с регистрации по инициативе ФНС:

• прекращение хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности (которое сопровождается соответствующей записью в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• обнаружение несоответствия ККТ требованиям закона;
• истечение срока действия фискального накопителя (тот случай, о котором мы сказали выше).

Снятие ККТ с учета подтверждается специальной карточкой - по аналогии с карточкой, которая подтверждает постановку онлайн-кассы на учет. В этом одно из документальных отличий перерегистрации от повторной регистрации - в первом случае выдается новая карточка регистрации ККТ (и именно на основе сведений в ней нужно будет «мониторить» появление причин для очередной перерегистрации). Новая карточка также оформляется при повторной регистрации снятой ККТ с учета - но уже в рамках другой юридической процедуры.

В случае, если онлайн-касса снята с учета ФНС в связи с истечением срока эксплуатации ФН, то в течение 60 дней после этого пользователю нужно через Личный кабинет передать в ФНС фискальные данные с данного фискального накопителя. А если накопитель сломан - провести его экспертизу в порядке, предусмотренном п. 8.1 и 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Кстати, то же самое нужно сделать, если поломка стала причиной замены ФН (и, соответственно, основанием для перерегистрации ККТ). Но об этом чуть позже.

А пока что резюмируем приведенные выше тезисы о причинах перерегистрации ККТ и об отличиях данной процедуры от повторной регистрации в небольшой таблице.

Таблица

Когда нужна перерегистрация или повторная регистрация онлайн-кассы:

Причина (событие)	Требуемая процедура	Комментарии
Изменился адрес, место расчетов (либо иные реквизиты карточки регистрации - с учетом особенностей изменения состояния фискального накопителя)	Перерегистрация онлайн-кассы	Выдается новая карточка регистрации ККТ по завершении перерегистрации
Сломался фискальный накопитель, у которого не закончился срок эксплуатации Фискальный накопитель заменен по иным причинам, не связанным со сроком эксплуатации		Выдается новая карточка регистрации Если накопитель сломан, нужно произвести его экспертизу
Онлайн-касса сломалась (вне зависимости от состояния фискального накопителя)	Снятие ККТ с регистрации по инициативе пользователя	При необходимости производится повторная регистрация ККТ
Онлайн-касса украдена (вместе с накопителем или без него)
Онлайн-касса передана (вместе с накопителем или без него) в другую фирму
Закончился срок эксплуатации ФН (сломан он или нет - значения не имеет)	Снятие ККТ с учета по инициативе ФНС	Нужно передать фискальные данные с накопителя в ФНС через Личный кабинет Если ФН сломан, то нужно произвести его экспертизу
Хозяйствующий субъект прекратил деятельность		При необходимости - повторная регистрация онлайн-кассы

Итак, мы узнали о том, когда нужна перерегистрация ККТ. Теперь ознакомимся с порядком ее проведения.

Заявление о перерегистрации ККТ

Перерегистрация онлайн-кассы осуществляется в соответствии с заявлением пользователя, которое в общем случае подается через Личный кабинет на сайте ФНС. А если касса используется в режиме без передачи данных в ОФД - на бумаге с применением формы по приложению № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.

Направить такое заявление в ФНС нужно оперативно - не позднее одного рабочего дня, следующего за тем, в котором произошли корректировки в «изменяемых» реквизитах карточки учета кассовой техники . Например - перерегистрация онлайн-кассы при смене адреса: после переезда магазина и фактического начала торговли на новом месте с применением ККТ.

В общем случае для перерегистрации ККТ достаточно одного лишь заявления. Но есть много обстоятельств, при которых оно может сопровождаться необходимостью предоставления в ФНС ряда дополнительных документов.

Видео — перерегистрация ККТ без замены ФН:

В частности, это нужно сделать, если причина перерегистрации - замена фискального накопителя. В этом случае в ФНС необходимо передать (в общем случае через Личный кабинет):

• отчет о регистрации или об изменении параметров данной процедуры;
• отчет о закрытии фискального накопителя (если ФН не был похищен или сломан - вследствие чего нет возможности сформировать на нем данный отчет).

В случае, если воспользоваться Личным кабинетом нет возможности, то фискальный накопитель нужно принести в ФНС вместе с бумажным заявлением о перерегистрации - необходимые данные будут считаны с него специалистами налоговой инспекции.

Если ФН сломан, то его нужно передать на экспертизу изготовителю. В течение 30 дней изготовитель направит пользователю техническое заключение о состоянии устройства и уведомит об этом ФНС. Если экспертиза покажет, что техническая возможность считывания данных с накопителя имеется, то нужно будет попытаться их передать в ФНС еще раз - через Личный кабинет (или принести на считывание непосредственно в само ведомство) в течение 60 дней после подачи в ФНС заявления на перерегистрацию ККТ.

Экспертиза будет бесплатной, если поломка накопителя связана с заводским браком. Налоговый орган вправе определить дополнительный порядок действий налогоплательщика при перерегистрации онлайн-кассы в связи с выходном из строя фискального накопителя.

В течение 10 дней после получения заявления о перерегистрации ККТ специалисты ФНС должны сформировать новую карточку учета онлайн-кассы, а затем направить ее налогоплательщику - через Личный кабинет или через ОФД.

Новую карточку также можно запросить в бумажном виде при личном визите в ведомство.

Видео — перерегистрация ККТ при замене ФН:

Предприятия любой организационной формы до 1.07.2019 обязательно должны поменять старые контрольно-кассовые машины на новые , которые способны получать и передавать всю необходимую информацию с помощью интернет-связи.

Кроме этого, предприниматели, уплачивающие единый налог на временный доход (ЕНВД) или стоящие на патенте, должны будут до 01.07.2019 производить свою предпринимательскую деятельность при наличии онлайн-кассы .

Согласно действующим нормативно-правовым актам, применение кассового оборудования нового образца необходимо будет для следующих категорий лиц, занимающихся реализацией товаров/услуг :

Определение

Контрольно кассовой машиной, называется электронное оборудование, которое применяется для официального денежного взаиморасчета между продавцом и клиентом . Данная техника может использоваться при осуществлении наличных платежей и с помощью банковских карточек.

К такому оборудованию относятся все электронно-вычислительные и программно-технические устройства, которые имеют установленную фискальную память. Помимо этого кассы оснащаются клавиатурой, встроенным денежным ящиком и принтером для печатания чеков .

Таким образом, предприятие поставщик должно пропускать все полученные финансовые средства от потребителя за проданный товар или оказанную услугу, только через счетную машину. После чего клиенту в обязательном порядке должен быть выдан соответствующий чек, который подтверждает произведенную сделку между ним и продавцом.

Все предприятия осуществляющие продажу продукции или реализацию услуг, с 01.02.2017 могут провести регистрацию в налоговом госоргане, только новых моделей чеко-печатающих машин, которые способны передавать в госучреждения сведения о взаиморасчетах в режиме настоящего времени.

Еще одним условием для предпринимательской деятельности является обязательное заключение соглашения между бизнесменом и операторами фискальных данных (ОФД) . Которые в свою очередь принимают и хранят всю информацию от каждого кассового устройства в отдельности, и дальше передают ее в налоговые органы.

Регистрация в налоговой

Чтобы зарегистрировать обновленный ККТ, его владельцу нужно предоставить в налоговый орган следующие документы :

1. Соответствующее заявление с просьбой о . При этом заявление составляется на специальном бланке налоговой инспекции.
2. Паспорт приобретенной кассовой техники, который выдается при покупке аппарата.
3. Соглашение о технической поддержки со стороны специализированной организации. Данный договор должен быть заключен сразу после приобретения устройства.

Если по каким-либо причинам собственник не может лично представить вышеперечисленные документы в госучреждение, он имеет полное право передать их через доверенное лицо.

После принятия пакета документов сотрудники налоговой инспекции:

• осматривают контрольно-кассовую машину;
• тестируют ее;
• устанавливают свою номерную пломбу.

По завершению всех необходимых процедур госорган выдает акт №КМ-1, который свидетельствует об обнулении счетчиков и, соответственно, регистрации ККМ.

Весь процесс регистрации от момента подачи заявления до получения заключения занимает порядка пяти рабочих дней .

Стоимость

Наличие и использование кассы предусматривает определенные расходы для ее владельца. Таким образом:

• покупка нового кассового оборудования будет составлять не менее 20000 рублей;
• ее усовершенствование специалистами обойдется приблизительно в 15000 рублей;
• предусмотренная плата за интернет.

Согласно действующему законодательству, при применении ККТ необходимо участие ОФД, которое является платным:

• для ИП стоимость услуг составляет от 3000 до 7000 рублей в месяц;
• для юрлиц такая колеблется от 8000 до 20 000 рублей ежемесячно;
• для крупных организаций оплачиваемая сумма равняется 30 000 — 70 000 рублей.

К иным расходам можно отнести:

• оплата интернет-услуг;
• ремонт оборудования в случае ее поломки;
• заправка печатающего картриджа;
• покупка чековой ленты.

Стоимость таких затрат напрямую зависит от правильной эксплуатации устройства. В целом, за один отчетный год содержание чеко-печатающей машины будет составлять:

• для малого бизнеса – около 15 000 рублей;
• для среднего бизнеса – приблизительно 5000 рублей;
• для крупного бизнеса – до 100 000 рублей.

Штрафы

Действующие в 2018 году нормативно-правовые акты за неиспользование ККМ предусматривают такие штрафные санкции :

• для физических лиц — от 1500 рублей до 60 000 рублей.
• для юридических лиц — от 40 000 рублей до 70 000 рублей.

При этом, если нарушение выявлено впервые, то контролирующие службы обычно выносят предупреждение. А в случае повторных правонарушений со стороны собственника к нему будут приняты наиболее жесткие санкции в виде административного взыскания .

Положительным нюансом нововведения является разработка электронных чеков, которые потребитель может получить на свой мобильный номер телефона с помощью «СМС» или на личную электронную почту.

Плюсы и минусы

К плюсам относятся:

• отпадает необходимость в сдаче «зет-отчетов»;
• минимизируются выездные проверки налоговых сотрудников;
• постоянное онлайн контролирование за осуществляемыми взаиморасчетами.

Отрицательные моменты:

• значительные затраты на переоснащение;
• финансовые и временные затраты на обучение кассиров;
• круглосуточный контроль со стороны налоговых органов.