Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Сопроводительное письмо - это короткое сообщение с полезной для работодателя информацией о вас как о кандидате, которую в рамках резюме писать неуместно. Отправку сопроводительного письма как обязательного элемента отклика на вакансию мы позаимствовали в европейском кадровом менеджменте, на английском языке оно звучит как Cover Letter, объясняет руководитель центра карьерного развития Анна Белохонова :
- Если переводить дословно, то «cover» означает обложка, а «letter» - письмо. Помните, как часто вам хотелось заглянуть внутрь книги благодаря ее интригующей, яркой обложке?

Однако, по словам начальника отдела по подбору персонала компании «Биплан» Ольги Никитиной , в России сопроводительные письма не так популярны и востребованы, как за рубежом: их использует около 31% соискателей. Многие воспринимают такие действия как пустую трату времени, аргументируя свое мнение тем, что вся нужная информация уже есть в резюме. Это заблуждение. Если правильно составить сопроводительное письмо, то оно точно будет подробно изучено и обязательно найдет отклик у HR:
- При его составлении нужно обязательно учитывать, на какую позицию вы претендуете и какие задачи перед собой ставите. Если речь идет о , то появляется возможность для отступлений и определенного креатива. Главное - не переборщить! В остальных случаях подходит деловая форма общения, предполагающая четкую и уважительную подачу материала.

Кому необходимо писать письмо работодателю? Эксперты единодушны - всем! Но особенно , которым похвастаться в резюме особо нечем, и кандидатам, претендующим на серьезную позицию в крупной международной компании. (скорее всего, письмо придется писать на английском языке).

5 «золотых» правил самопродажи

Управляющий партнер агентства интернет-продаж 5 o’click Ева Кац считает, что . Соискатель хочет продать себя дороже, и здесь работают те же правила маркетинга, что и везде.

1. Нужно быстро захватить внимание: вынести самое важное в заголовок или первое предложение. Напишите, чем вы будете полезны работодателю. Если у вас есть явное преимущество, сразу скажите о нем. Например, вы устраиваетесь в международную компанию и владеете несколькими языками или работали организатором грандиозных по масштабу мероприятий, вроде Олимпиады в Сочи.

2. В бизнесе нужно говорить не о том, как вы хороши, а о том, чем вы хороши для работодателя. Это называется «говорить в мире клиента». Действуйте по тому же принципу - пишите о выгоде, которую принесете компании.

3. Проявите неравнодушие - люди, которые заинтересованы работать в конкретной компании, работодателям симпатичнее других соискателей. , напишите, чем вам она нравится и почему вы хотите в ней работать. Но не забывайте - работодателю будет приятнее услышать, что вы также в восторге от подхода к работе или проектов, а не только от социальных «плюшек» в виде пособий и страховки.

4. Экономьте время. Не надо писать миллиард букв. Напишите письмо кратко и по делу, все детали вы обсудите потом.

5. Помните, что аккуратность в письме - это первое, что создаст о вас впечатление. Форматируйте текст, следите, чтобы не было лишних пробелов и ошибок.

По словам генерального директора PR Partner Инны Алексеевой , в ее агентство приходит до 300 резюме на вакансию, и сопроводительное письмо играет решающую роль:
- По этим двум-трем предложениям можно сделать вывод о способностях соискателя. Можно понять, насколько грамотно пишет человек, как умеет излагать мысли, знаком ли он с правилами делового этикета, склонен ли к нестандартному мышлению, умеет ли обратить на себя внимание. Основные моменты, которые следует отразить в сопроводительном письме к резюме - по какой причине вас заинтересовала вакансия и почему работодателю стоит обратить внимание на вашу кандидатуру.

Инна Алексеева приводит удачный, по ее мнению, пример сопроводительного письма :

«Здравствуйте, Инна! Меня зовут Василий Васильев. Представленная на сайте (ссылка) ваша вакансия пиар-менеджера мне очень интересна, я хотел бы стать частью команды PR Partner.
У меня есть 5-летний опыт работы в PR в сфере ИТ, в том числе за рубежом. Люблю и умею решать задачи по повышению индекса цитируемости различных компаний, люблю общение, нравится достигать результатов, уверен, смогу быть вам полезен. Мое портфолио можно посмотреть по ссылке. С уважением и надеждой на сотрудничество, Василий».

Еще один пример правильного сопроводительного письма предлагает Ольга Светлышева, ведущий преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана :
«Добрый день!
Прошу рассмотреть мое резюме на вакансию «Руководитель отдела разработки». Мое образование (высшее техническое + дополнительное в сфере менеджмента), 5-летняя практика работы с клиентами, опыт руководства коллективом (7 подчиненных), знание английского и немецкого языков, а также жизненный опыт и личные качества дают основание надеяться, что моя кандидатура соответствует требованиям вашей вакансии.
Более подробная информация изложена в резюме (во вложенном файле).
Готов ответить на интересующие вопросы при личной встрече.
С уважением, Игорь Иванов».

Ольга не рекомендует пользоваться шаблонами на работных сайтах, это - лучше обойтись без сопроводительного письма, нежели скопировать текст, который отправляет каждый второй кандидат. И опять - краткость, которая, как известно, сестра таланта:
- В моей практике был единственный случай, когда я до конца дочитала сопроводительное письмо на 4 страницах. Кандидат претендовал на должность копирайтера и сопроводительное письмо отчасти выполняло роль портфолио. Оно было написано живо, увлекательно на литературном русском языке.

Так что помните, что не писать сопроводительное письмо вообще - дурной тон. Но еще хуже делать массовую рассылку сразу на несколько электронных адресов. Меньше шаблонности, больше грамотности, корректности и вежливости. И удачи на пути завоевания сердца потенциального работодателя!

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — .

Вы решили на должность секретаря. Первым делом вы обращаетесь к компании, а потом рассказываете о себе и о своих знаниях. Только все должно быть кратко и по теме. После того как вы закончите писать письмо, вам необходимо поблагодарить компанию за уделенное вам время.

«Добрый день!»

Меня заинтересовало ваше объявление на сайте о секретаре. Прочитав ваши требования я уверена, что я справлюсь с этой работой. У меня имеется выше образование. Так же не плохой опыт в работе и рекомендации. Имеются знания всех компьютерных программ, грамотная лексика в разговорах, и не большое знание английского языка. Хорошо нахожу общий язык с новыми людьми. Я ответственная, трудолюбивая, имею стремление к цели. С удовольствием поработала б в вашей компании. Надеюсь на подальше сотрудничество.

С уважением, Аня!

Пример №2

«Здравствуйте!»

Меня зовут Лера, увидела объявление о работе секретаря. Уверена что я вам подойду. У меня имеется не полное выше образование. Конечно же не имею опыта работы. Знаю компьютерные программы на среднем уровне работы. Хорошие знания русского и украинского языка. Грамотно и четко могу отвечать на телефонные звонки и писать тексты. Я честная, ответственная девушка, готовая не только работать, но и обучаться. Спасибо за уделенное мне время, буду рада пройти собеседование.